Một số bí quyết cho các cuộc phỏng vấn báo chí (Phần 12)

Không lâu trước, chỉ một số ít người được báo chí phỏng vấn. Nhưng thời đại đã thay đổi. Với ngày càng nhiều các kênh truyền hình cáp, các tạp chí truyền hình, các “talk-shows” truyền thanh và các bản tin thương mại đặc biệt, tất cả chúng ta đều bình đẳng để tham gia trò chơi này.

Hầu hết mọi người đều có một nỗi lo sợ tự nhiên về những điều chưa biết khi đến với một cuộc phỏng vấn trên các phương tiện truyền thông. Việc thực hành sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn với vai trò của người bị phỏng vấn. Nhưng trước tiên hãy bắt đầu bằng một số điều cơ bản:

Hãy nhớ rằng những người phỏng vấn chính là con đường để tiếp cận tới công chúng của bạn (người xem, người nghe hay người đọc). Phần lớn các nhà báo là những người lịch thiệp, đáng trân trọng. Họ muốn bạn trả lời tốt phỏng vấn. Một số phóng viên của những tờ “lá cải” có thể không như vậy, nhưng đừng để họ nhử bạn vào một “cuộc chiến”. Hãy sử dụng họ để tiếp cận công chúng của bạn. Bạn sẽ tiếp cận được công chúng nếu bạn tỏ ra dễ mến. Chúng ta chỉ lắng nghe những người chúng ta thích. Chúng ta muốn tin vào những người chúng ta mến. Nhưng thật là khó có thể thích được những người tỏ vẻ khó chịu và cằn nhằn các nhà báo, thậm chí ngay cả khi họ phản ứng lại một sự tấn công. Một khi bạn tiếp cận được công chúng, thông qua các tỏ ra dễ mến, bạn sẽ muốn thể hiện năng lực. Không cần biết bạn thông minh sáng láng như thế nào nếu công chúng của bạn không nhận thức được điều đó.

Cho nên hãy xem một số điển Nên và Không nên làm dưới đây để khiến cho công chúng thích bạn và tin vào những thông tin của bạn. Mục tiêu của bạn là trở nên tốt đẹp và thú vị khiến cho các nhà báo sẽ quyết định phát sóng chương trình về bạn hoặc viết một bài báo sinh động về bạn. Và sẽ tốt hơn nếu họ quyết định sẽ không phát sóng chương trình của bạn nếu bạn tỏ ra tồi tệ làm hỏng cả cảnh quay. Điều đó sẽ không xảy ra nếu bạn tuân theo những điều Nên và Không nên dưới đây.

NÊN

* Chuẩn bị, thực hành và tập lại

* Ăn mặc hợp lý: áo dài tay và tất ngang bắp chân đối với đàn ông; quần áo che ngực, bắp tay và đùi đối với phụ nữ.

* Nhận lời trang điểm tại studio nếu được yêu cầu

* Thở sâu, nhịp nhàng, từ bụng lên

* Nét mặt cởi mở: nhướng mày để tạo những rãnh ngang trên trán

* Để hay tay thả lỏng thoải mái bên người

* Cười vào thời điểm thích hợp

* Ngồi đúng cách: thẳng thớm, tì nhẹ về phía trước và chụm hai đầu gối vào nhau

* Phác cử chỉ vào thời điểm phù hợp

* Trung thực: tuân thủ điều này khi bạn không biết câu trả lời; khi có một vấn đề hiển nhiên tồn tại

* Ngừng: suy nghĩ, giữ giao tiếp bằng mắt, yên lặng (trừ khi trên truyền thanh hoặc điện thoại)

* Tích cực: nói những gì bạn làm, không phải những gì bạn không làm

* Tự hào về bản thân và tổ chức của bạn

* Tỏ ra dễ hiểu: đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng và súc tích

* Nói những điều có thể trích dẫn và nghi nhớ: kể những mẩu chuyện, sử dụng các ví dụ

* Nhìn thẳng vào người đối thoại

* Nhìn thẳng vào người đặt ra câu hỏi

* Thay đổi cao độ, tốc độ của lời nói

* Ngừng nói ngay sau khi kết thúc câu trả lời

* Nói một cách có thông tin và thể hiện là một người có giáo dục về lý do tại sao bạn lại ở đấy!

KHÔNG NÊN

* Nói những lời có cánh

* Ăn mặc hoặc làm điều gì đó gây sự chú ý vào nó hơn là vào thông điệp của bạn

* Cho phép người ta xếp mình ngồi vào vị trí bị loá mắt.

* Trông quá nghiêm trang hoặc ủ dột

* Mặt mũi không biểu lộ cảm xúc hoặc quá thờ ơ

* Trói chặt mình vào những thư thế trông như một cái lá sung (hai tay nắm chặt nhau để đằng trước) hay tay khoanh trước ngực hoặc cho vào túi.

* Ngồi thõng xuống, bồn chồn hoặc xoay đi xoay lại trên ghế

* Nhắc đi nhắc lại những mặt tiêu cực, nói những gì bạn không làm hoặc phủ nhận (tôi không phải là một kẻ lừa đảo)

* Mất bình tĩnh hoặc nổi cáu

* Nói “miễn bình luận.” Nếu bạn không thể bình luận, hãy giải thích tại sao

* Khoa trương bằng cách cố tỏ ra chuyên nghiệp hoặc sử dụng các từ và ngôn ngữ chuyên môn hoặc học thuật.

* Nói liên tục chỉ vì micro vẫn đang ở trước mặt

* Chỉ nhìn vào camera khi được người khác bảo

* Nhìn vào màn hình TV

* Sốc. Hãy lường trước những câu hỏi và những tuyên bố hiểm hóc

* La lối, hoặc thậm chí nói toáng lên (hãy để cho microphone làm việc của nó)

* Nói bằng một thứ giọng đều đều

* Nói (thậm chí ngay cả khi không thu âm) rằng bạn không muốn người ta phát sóng hoặc đăng tải một thông tin nào đó

Viết thư cho tổng biên tập/biên tập viên (Phần 11)

Triết lý đằng sau các bức thư gửi cho tổng biên tập các báo có thể rất khác nhau. Điểm khách mấu chốt là phạm vi của tờ báo. Một số tổng biên tập coi bức thư này như một bản tin cộng đồng mà trong đó một số quan điểm có thể được đưa ra.

Ví dụ, bạn có thể thấy một bức thư từ một người chủ gia đình phàn nàn về cuộc bầu cử hội đồng quận gần đây, thậm chí ngay cả khi tờ báo nọ không bao giờ đưa tin về sự kiện này. Chính sách mở rộng này thường xảy ra đối với những tờ báo nhỏ, nơi luôn thiếu thông tin.

Cách tiếp cận thông dụng hơn thường được các tờ báo lớn áp dụng. Những tờ báo này thường nhận rất nhiều thư gửi cho tổng biên tập hàng ngày. Đối với các tổng biên tập của những tờ báo lớn này, tính phù hợp là yếu tố quan trọng nhất để xét đến. Họ chỉ in những bức thư yêu cầu sự phúc đáp, phân tích hoặc ngợi khen đối với các bài báo, các chuyên mục thể hiện quan điểm xuất hiện gần đây trên báo của họ.

Bạn nên đọc những lá thư gửi cho các tổng biên tập trên các báo trong thời gian gần nhất. Đây là cách tốt nhất để biết được cung cách làm việc trong thời gian gần đây của tổng biên tập các báo. Một khi bạn đã xác định được cách tốt nhất để tiếp cận các tổng biên tập, nghĩa là bạn đã sẵn sàng để bắt đầu.

• Thường xuyên đọc báo. Bạn cần làm quen với việc đọc báo để có thể đưa ra các nhận xét thông minh về tờ báo trong những lá thư gửi cho các tổng biên tập.

• Phải hiểu kỹ những gì bạn viết. Nếu bạn phê bình về một chuyên mục, bạn phải đảm bảo là bạn hoàn toàn dựa trên thực tế một cách chính xác. Những việc làm tương tự như vậy sẽ giúp cho thư của bạn được xem xét kỹ lưỡng, được gợi khen thực sự.

• Theo dõi giọng điệu của bạn. Một lúc nào đó cách tiếp cận giận dữ lại có khả năng mang lại kết quả nhưng thông thường cách nói hợp tình hợp lý và tôn trọng luôn là cách tốt nhất. Bạn có thể nói hoặc phê bình một cách trực tiếp mà không cần phải tính đến mức độ chuyên nghiệp trong giọng điệu. Hơn nữa, cách tiếp cận này khôn ngoan hơn vì trong tương lai bạn sẽ phải làm việc với các nhà báo, chính những người mà bạn đang viết bài phê phán.

• Hãy đảm bảo rằng bạn tuân thủ đúng quy định về số chữ. Tất cả các tờ báo đều có một quy định riêng về giới hạn chữ đối với các bức thư gửi cho tổng biên tập. Hãy gọi hỏi họ trước khi bạn viết hơn là gặp phải rủi ro bị từ chối sau này bởi vì thư của bạn quá dài hoặc quá ngắn.

• Hãy nêu ra vấn đề mà bạn muốn nói ở ngay đoạn mở đầu. Thông thường thì đây là cách tốt nhất để làm cho các phóng viên biết được chuyên mục mà bạn đang nói tới, bài báo mà bạn nhắc tới hay ngày bài báo ra mắt trong đoạn đầu thư này.

• Viết đi và viết lại. Những bức thư được viết cẩn thận bao giờ cũng được để mắt tới. Hãy nhờ ai đó đọc trước khi bạn gửi đi để soát các lỗi ngữ pháp, chính tả, các dấu câu, …

Hỏi về hạn nộp bài và hỏi xem tờ báo muốn nhận thư của bạn theo cách nào. Trong đa số trường hợp, cách tốt nhất là gửi fax và sau đó kiểm tra lại xem họ đã nhận được chưa.

• Cung cấp đầy đủ thông tin để họ có thể liên lạc với bạn. Hầu hết các tờ báo sẽ liên hệ trực tiếp với bạn để kiểm tra rằng chính bạn là người viết lá thư đó trước khi đăng tải nó. Hãy đưa cho họ số điện thoại liên lạc của bạn kèm theo thư. Một số tờ báo yêu cầu cả số điện thoại nhà riêng và số cơ quan.

• Theo đuổi. Nếu bạn không nhận được thông tin nào từ phía tờ báo sau vài ngày, hãy gọi cho tổng biên tập. Yêu cầu một cách lịch sự.

• Đừng nản lòng nếu thư của bạn không được chọn đăng. Tiếp tục gửi đến các thư khác với nhiều đề tài khác nhau và cuối cùng bạn sẽ gây được sự chú ý.

Trong một vài trường hợp, bạn có thể quyết định viết cho tổng biên tập một bức thư xâu chuỗi các ý kiến của bạn.

Phần lớn những điểm trên đây cũng đều phù hợp cho các bài xã luận. Thông thường bạn phải gắng sức hơn với những bài xã luận thể hiện quan điểm đối với một tờ báo hơn là viết một bức thư đơn thuần gửi cho tổng biên tập. Mục tiêu của trang xã luận là tạo cơ hội cho các cây bút bên ngoài (không phải các phóng viên của tờ báo) nói lên quan điểm cuả mình về các vấn đề mà công chúng/cộng đồng quan tâm.

Các bài xã luận thể hiện quan điểm thường dài hơn thư gửi tổng biên tập. Bên cạnh đó, các xã luận này không cần thiết phải đề cập đến một câu chuyện cụ thể nào đó đã từng xuất hiện trên trang báo. Chúng đơn giản chỉ là quan điểm của người viết về một vấn đề cụ thể nào đó.

Những bài xã luận hay nhất là những bài có các số liệu cụ thể hỗ trợ cho các lý lẽ tranh luận. Những xã luận này được viết như một bài báo thực sự với phần mở đầu mang tính dẫn dắt, phần thân bài là các dẫn chứng hỗ trợ và một kết luận chắc chắn khuyến khích độc giả suy nghĩ và hành động.

9 cách để có quan hệ hiệu quả với giới truyền thông (Phần 5)

Công ty của bạn nên luôn luôn có một danh sách những phóng viên then chốt với đầy đủ số điện thoại, số fax và địa chỉ e-mail nếu có thể. Danh mục ABC là một nguồn tham khảo rất tốt.

1. Xây dựng những mối quan hệ bền vững. Hãy tận dụng thời gian trước khi khủng hoảng xảy ra (nếu có) để làm quen với những phóng viên then chốt trong địa phương và với giới báo chí thương mại. Không có cách nào để làm cho họ hiểu rằng họ có thể nâng điện thoại lên gọi cho bạn để nói chuyện với bạn về một đề tài nào đó. Công ty của bạn nên luôn luôn có một danh sách những phóng viên then chốt với đầy đủ số điện thoại, số fax và địa chỉ e-mail nếu có thể. Danh mục ABC là một nguồn tham khảo rất tốt.

2. Hãy tìm hiểu quy trình làm việc của giới báo chí. Các nhà báo làm một nghề khá vất vả, y như những kỹ sư xây dựng. Chuyên môn của họ cũng có những cung bậc và đường đi riêng của nó. Hãy chắc chắn là bạn nắm rõ được “deadlines” của các nhà báo và thường xuyên gặp gỡ họ.

3. Hãy rõ ràng và trung thực. Đừng rụt rè cũng đừng dối trá với các nhà báo. Những điều đó sẽ luôn là nỗi ám ảnh đối với bạn.

4. Đừng quên ghi âm. Nếu có thể, hãy luôn luôn “ghi âm” khi nói chuyện với các nhà báo. Không ghi âm sẽ chỉ tạo ra tình cảnh tiến thoái lưỡng nan cho các nhà báo và đem đến những rắc rối không lường trước được cho bạn. Bạn không phải đưa ra bất kỳ thông tin nào mà bạn không muốn, những bạn không bao giờ nên đưa ra thông tin chủ đạo nếu như bạn không muốn nói về bạn hoặc công ty bạn.

5. Thư giãn. Một nhà báo sẽ luôn cho rằng bạn cố gắng dấu giếm thông tin nào đó nếu bạn tỏ ra yếm thế hoặc lo lắng, và điều này còn có vẻ trầm trọng hơn nếu bạn trả lời trên truyền hình hay phát thanh. Nên nhớ bạn được ban cho cơ hội để thể hiện câu chuyện ở góc nhìn của bạn, cho nên hãy thư giãn và sắp xếp các suy nghĩ của bạn.

6. Luôn nắm vững thông điệp. Hãy xác định được những điểm then chốt bạn muốn đưa ra trong buổi phỏng vấn. Ví dụ:

“Công ty Xây dựng XYZ đã dành được kỷ lục lớn nhất về an toàn, hiệu quả, chất lượng cao và giá cả hợp lý trong lĩnh vực xây dựng. Thêm vào đó, đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn tình nguyện cung cấp dịch vụ tận nơi cho người sử dụng.”

Đừng tính đến những câu hỏi của người phỏng vấn, hãy tiếp tục trở lại với thông điệp mấu chốt mà bạn muốn nói. Biến những câu hỏi có tính chất tiêu cực sang hướng trả lời tích cực. Không bao giờ khẳng định mặt tiêu cực của nó. Nếu nhà báo đó hỏi: “Có phải công ty bạn đã có những thất bại thảm hại trong việc đảm bảo an toàn?” không bao giờ được trả lời: “Không, chúng tôi chưa bao giờ gặp những thất bại thảm hại trong việc đảm bảo chỉ tiêu an toàn.” Trong con mắt của công chúng, họ sẽ chỉ nhớ tới hai cụm từ là “công ty chúng tôi” và “thất bại thảm hại về chỉ tiêu an toàn.” Thay vào đó, hãy nói “Công ty chúng tôi đã đạt được thành tích về sự an toàn, chất lượng cao trong xây dựng. Công ty chúng tôi được thiết kế để đảm bảo là một nơi làm việc an toàn, và chúng tôi tự hào về công ty (trong việc tham gia vào các chương trình an toàn quốc gia, các giải thưởng, cẩm nang, các buổi hội thảo về an toàn xây dựng, …).”

7. Chuẩn bị. Hãy tính trước những câu hỏi khó mà nhà báo có thể hỏi bạn. Hãy trả lời một cách ngắn gọn và tích cực. Nếu công ty bạn đã vi phạm một điều gì trước đó, hãy nói là rất lấy làm tiếc vì điều đó và công ty của bạn đã giải quyết tốt vấn đề này. Nhanh chóng quay lại với thông điệp then chốt của bạn là công ty của bạn sẽ trở thành một doanh nghiệp hàng đầu và cam kết với công chúng là bạn sẽ làm được điều đó.

8. Tỏ ra tích cực và nhiệt tình. Hãy có một vẻ mặt cởi mở. Bạn muốn mọi người nhìn bạn như một “người tốt” như bạn vốn có? Đừng xuất hiện trên truyền hình với một vẻ mặt giận dữ. Đừng tỏ ra nóng ruột, lo lắng hay cáu bẳn khi trò chuyện với phóng viên qua điện thoại.

9. Hãy nhắc lại thông điệp chính của bạn. Lặp đi lặp lại. Lặp đi lặp lại. Lặp đi lặp lại. Nếu bạn muốn khẳng định doanh nghiệp của bạn là một doanh nghiệp tốt, một bộ phận nhất định của công chúng sẽ ghi nhớ điều này khi bạn luôn khẳng định lại nó.

Xây dựng quan hệ với giới báo chí thương mại (commercial media) (Phần 3)

Quan hệ với giới báo chí được xây dựng dần theo thời gian. Một vài mối quan hệ ban đầu có thể là các ông tổng biên tập của các tờ báo có lĩnh vực liên quan đến bạn. Tổng biên tập của những tờ báo này cũng cần bạn nhiều như bạn cần họ; lĩnh vực của bạn chính là thế mạnh của họ và họ luôn luôn tìm kiếm những thông tin cần thiết cho tờ báo của họ. Và như vậy, bạn có thể sẽ thấy họ chấp nhận ý tưởng các dự án của bạn, một dịch vụ sáng tạo hoặc một giải thưởng bạn đã giành được.

Khi bạn phát hiện ra một tờ báo của lĩnh vực liên quan đến bạn hoặc đến loại hình của công ty bạn, hãy gọi cho họ hoặc sắp xếp một cuộc viếng thăm để giới thiệu bản thân bạn với ông tổng biên tập và/hoặc với đội ngũ nhân viên của tờ báo. Hãy làm quen với họ. Sau đó thì giữ quan hệ. Thỉnh thoảng hãy gọi điện cho tổng biên tập hoặc gửi thư cho họ, thậm chí có thể cập nhật cho họ thông tin về những gì bạn đang làm hoặc đưa ra những bình luận về những bài báo xuất hiện trên tờ báo của họ. Điều cốt yếu là để thiết lập một quan hệ đôi bên cùng có lợi và quan hệ này sẽ bền chặt hơn theo thời gian.

Xếp thứ tự mục tiêu ưu tiên. Có một số lượng nhất định các quan hệ báo chí bạn cần phải duy trì và mở rộng trong từng giai đoạn, đặc biệt nếu bạn đảm nhiệm việc mở rộng quan hệ báo chí. Hãy tập trung vào những tờ báo có tiếng nói quan trọng nhất đối với những mục tiêu truyền thông của bạn.

Không được sử dụng thẻ quảng cáo. Nhầm lẫn của các trường dạy P.R. (“Tôi sẽ quảng cáo nếu tôi tung ra sản phẩm mới.”) là một sự xúc phạm đối với bất kỳ một biên tập viên nào, những người rất nghiêm túc trong việc xây dựng cho mình một nhóm độc giả. Nó cũng làm cho người phát ngôn ra câu này trở thành một kẻ amateur trong việc hiểu khái niệm truyền thông marketing.

“Giáo dục” các biên tập viên mục tiêu. Có rất ít biên tập viên có chuyên môn thực sự về lĩnh vực mà họ đưa tin. Do đó, trong mối quan hệ của bạn với những biên tập viên mục tiêu, bạn nên từng bước “dạy” họ. Đưa cho họ những thông tin cập nhật hàng năm về công ty hoặc thị trường của bạn – những thay đổi mang tính kỹ thuật, những thay đổi về thị phần, những ứng dụng mới, … Những thông tin này sẽ là gợi ý cho các bài báo và cũng đánh dấu việc công ty của bạn được xem là đối tượng tham khảo cho những bài báo có đề tài liên quan.

Gặp mặt trực tiếp ít nhất một lần trong năm. Sử dụng các triển lãm thương mại, gặp mặt khách hàng, các chuyến công du để viếng thăm các tổng biên tập hoặc sử dụng những dịp tương tự để phát triển quan hệ. Các bữa ăn thường tốt hơn là một cuộc họp. Nếu không thể mời họ đi ăn, bạn có thể mời họ chỉ đi uống một tách café thôi.

Theo đuổi. Hãy tìm một cách để nói chuyện với các tổng biên tập/biên tập viên mục tiêu của bạn ít nhất một lần một năm, dù chỉ là vài phút. Có thể là một cú điện thoại, thường là điện thoại xã giao nhưng sẽ là điểm mấu chốt để nhắc ông tổng biên tập nhớ tới những gì bạn đã nói trong buổi gặp mặt trực tiếp gần nhất với bạn (“Ông biết đấy, chúng tôi đã học thuộc nằm lòng những gì ông nói về việc nên viết thông cáo báo chí như thế nào. Tôi hy vọng ông sẽ thấy được những điểm khác biệt thật sự trong thông cáo mới của chúng tôi.”).

Vạch ra những mục tiêu cụ thể và thực tế. Bạn muốn đạt được điều gì trong mối quan hệ với các tổng biên tập/biên tập viên? Hãy vạch ra những mục tiêu cụ thể và dài hạn đối với từng tờ báo dựa trên lĩnh vực thông tin mà nó đăng tải. Phải đảm bảo rằng những mục tiêu này của bạn là hoàn toàn thực tế.

Đừng để quan hệ bạn bè thế chỗ cho công việc. Việc bắt đầu và xây dựng các mối quan hệ có thể phải trải qua thử thách. Tuy nhiên, đôi khi hầu hết các tình huống thử thách bạn lại xảy ra đối với các tổng biên tập/biên tập viên hoặc người bạn giao tiếp sau một thời gian dài xây dựng quan hệ bền chặt với họ. Không khó khăn gì để dành cả bữa tối để nói về thể thao, gia đình và những chuyện phiếm mà không hề đả động đến những nhu cầu và lợi ích của tờ báo đối với công ty bạn hoặc ngược lại. Nói một cách đơn giản, đôi khi người giao tiếp không sẵn sàng đưa ra bình luận hoặc tranh luận về một vấn đề tiêu cực nào đó với ông tổng biên tập bởi vì sợ ông ta có thể nghĩ rằng mình đang lợi dụng quan hệ bạn bè.

Có nhiều những mối quan hệ công việc và tình bạn xây dựng trên công việc, và một trong những thuận lợi lớn nhất của cả hai phía là tình bạn đó sẽ là nền tảng cho những câu chuyện thẳng thắn sau này.